Là một phần của bộ Microsoft Office, Powerpoint là một công cụ hữu ích cho các cuộc hội thảo, bài giảng hoặc ít nhất là các bài thuyết trình luận văn.

Đây là phần mềm thông dụng nhất dành cho cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh hiện nay.

Khởi động PowerPoint

Để bắt đầu quá trình tạo bài thuyết trình (slideshow), bạn cần mở ứng dụng. Bấm vào menu Bắt đầu, sau đó mở menu Chương trình, điều hướng đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint.

Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiển thị hộp thoại chọn các mục để tạo hoặc mở trình chiếu theo ý muốn của người dùng.

– Nếu bạn chọn một mẫu, nó sẽ cung cấp một số mẫu nền cho bài trình chiếu của bạn.

– Nếu trình chiếu trống sẽ cung cấp các slide có nền trắng để dễ dàng tùy chỉnh.

Các trang trống nên được sử dụng. Khi bạn có một trình chiếu nền trắng trên màn hình, bạn cần chọn màu cho nó bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn Nền. Hộp thoại Nền mở ra, nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn Hiệu ứng Tô màu cho màu nền có độ sâu.

Hộp thoại Fill Effects mở ra, trong thẻ Gradient chọn One Color, sau đó nhấp vào mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Colors, hộp thoại Color hiện ra, bạn có thể chọn màu yêu thích cho riêng mình. Hoàn thành việc chọn màu, sau đó bấm OK để quay lại hộp thoại Hiệu ứng tô màu. Trong hộp thoại này, hãy chọn hộp tiêu đề Từ ở dưới cùng, sau đó chọn loại sáng tối trung tâm trong phần Biến thể bên cạnh nó, sau đó nhấp vào OK.

Điều quan trọng cần lưu ý là các trang trình bày sử dụng màu sắc. Màu sắc lộng lẫy sẽ khiến khán giả khó chịu. Bạn nên chọn một màu duy nhất đậm hơn một chút, không chói và làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý cho bạn là hãy chọn màu xanh lam đậm.

Màu và kích thước phông chữ

Lựa chọn phông chữ phải là một trong những loại sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times. Nên chọn màu trắng, vàng, xanh lá, cam. Kích thước phải nằm trong khoảng 20-44 pt. Không nên chọn kích thước nhỏ hơn 20 pt, vì nhìn từ xa chữ sẽ nhỏ (trừ khi có bảng dữ liệu, kích thước tối thiểu có thể là 20 pt).

Tạo trang tiếp theo

Để tạo trang trình bày mới: Chọn Chèn / Trang trình bày mới hoặc biểu tượng Trang trình bày mới trên thanh phí hoặc nhấp Ctrl + M.

Để tạo màu nền mới: Đi tới Định dạng / Tùy chỉnh Nền và chọn màu ưa thích của bạn, sau đó nhấp vào Áp dụng cho Một hoặc Áp dụng cho Tất cả Trang trình bày.

Tạo hình dạng tùy chỉnh: Nhấp vào biểu tượng trên hộp vẽ và vẽ trên trang chiếu để tạo hình dạng theo ý muốn của bạn. Biểu tượng hộp văn bản để viết ra chủ đề chính trong bài phát biểu. Bạn cũng có thể xoay đối tượng bằng cách chọn biểu tượng công cụ Free Rotate, hoặc vào Draw / Rotate / Flip và chọn kiểu xoay thích hợp. Tiếp theo, bạn có thể thay đổi phông chữ thích hợp bằng cách chọn Định dạng / Phông chữ.

Các hiệu ứng đặc biệt bổ sung

Nhấp vào biểu tượng tô màu và chọn Shadow để tạo bóng cho đối tượng, một hiệu ứng rất nổi bật để tạo hình dạng ba chiều. Bạn cũng có thể tạo màu tô cho các đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Màu tô. Lưu ý: Bạn không thể thực hiện việc này với các đối tượng đầu vào là hình ảnh.

Chọn nút bật / tắt Shawdow để chiếu hình bóng của đối tượng lên nền. Đây cũng là một cách giúp theme của bạn đẹp hơn.

Ngoài việc cắt, dán các đối tượng quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác thông qua Insert / Object giống như trong các phần mềm văn phòng khác. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính Excel, một bản nhạc, một video clip hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn.

Bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa hoặc các biểu tượng vui nhộn để trình chiếu bắt mắt. Những hình ảnh này có thể được tải xuống miễn phí tại http://www.animationfactory.com.

Một trong những hiệu ứng hoạt động tốt là tạo ấn tượng khi một đối tượng được trình bày theo một cách khác, giúp tăng hiệu quả của bài thuyết trình lên rất nhiều. Nhấp vào biểu tượng hiệu ứng động trên thanh công cụ và một bảng các nút sẽ xuất hiện.

Tạo hiệu ứng cho trình chiếu của bạn sẽ làm tăng sức hấp dẫn của khán giả. Tuy nhiên, cần chú ý đến tính hợp lý của từng mục đích trình bày. Đối với các bài quảng cáo sản phẩm hoặc các bài thuyết trình tiếp thị, nên sử dụng nhiều hiệu ứng ấn tượng. Còn với việc xuất bản luận văn thì thường không dài nên nếu tạo nhiều hiệu ứng thì rất lãng phí thời gian. Do đó, chỉ nên sử dụng từ 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển cảnh và 2 hiệu ứng chữ.

Để tạo hiệu ứng văn bản, hãy nhấp chuột phải vào hộp văn bản và chọn Đề cử tùy chỉnh. Cửa sổ Add Effect xuất hiện bên phải, nhấn vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, chẳng hạn Fly in (bay), Spin (xoay), Grow / Shrink (phóng to / thu nhỏ), Diamond (flash). Trải nghiệm cho thấy hiệu ứng thanh ngẫu nhiên là phổ biến. Nếu bạn muốn áp dụng kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung trang chiếu, hãy chuyển đến menu Trình chiếu / Đề án đề cử. Cửa sổ “Apply to Selected Slides” xuất hiện bên phải, bạn chỉ cần nhấp vào hiệu ứng và vào “Slide Show / View Show” để xem.

Để tạo chuyển tiếp, hãy chuyển đến Trình chiếu / Chuyển tiếp. Cửa sổ chuyển đổi trình chiếu xuất hiện bên phải, nhấp vào hiệu ứng và vào Trình chiếu / View Show để xem. Hiệu ứng Strips Right-Down được sử dụng phổ biến nhất.

Bản giới thiệu sản phẩm

Có nhiều cách để trình bày slide PowerPoint. Đi tới Xem / Trình chiếu hoặc nhấp vào biểu tượng trình chiếu ở dưới cùng bên trái của màn hình. Theo mặc định, các tệp PowerPoint có phần mở rộng là * .ppt.

Khi được thực thi, các trang chiếu hoặc các đối tượng trên mỗi trang chiếu sẽ xuất hiện dựa trên mỗi lần nhấp chuột hoặc một số biểu tượng bàn phím. Bạn nên xuất hiện lần lượt các mục tiêu để dễ theo dõi.

Bạn có thể dùng bút để vẽ và khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách bấm vào nút mũi tên bên dưới và chọn bút hoặc bấm chuột phải vào màn hình và chọn. Bạn có thể chọn màu của đường bằng cách vào “Tùy chọn con trỏ / Màu bút” và chọn màu thích hợp.

Hướng dẫn làm PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Để đạt được hiệu quả như mong muốn trong bài thuyết trình, bạn cần nắm được một số quy tắc cơ bản khi tạo Powerpoint, cụ thể như sau:
Đây là những quy ước và nguyên tắc chung để thiết kế PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp.

Trong 3 ngày hội thảo khoa học, khán giả phổ thông phải xem và nghe từ 300 đến 500 slide. Đó là một số lượng lớn và thật khó để nhớ hết chúng. Mục tiêu của bục phát biểu là giúp người nghe hiểu nhanh vấn đề, nhanh chóng “tiêu hóa” thông tin và tập trung vào phần trình bày của họ (kỹ năng nói).

Một nguyên tắc chung là càng ít từ càng tốt. Ít từ hơn có nghĩa là khán giả tập trung vào những gì tác giả đang nói (hơn là viết). Tất nhiên, tác giả không bao giờ đọc các slide.

1. Hãy cẩn thận với PowerPoint

Nếu chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không nghiễm nhiên trở thành họa sĩ. Tương tự như vậy, nếu chúng ta có 20 trang trình bày, chúng tôi không thực sự có một báo cáo – chỉ là một loạt các trang trình bày. Để viết một phóng sự hay, tác giả cần luyện tập rất nhiều.

Một trong những vấn đề với PowerPoint là tính nhất quán.
Ba đặc điểm sau đây làm cho việc theo dõi báo cáo trở nên khó khăn:
Tất cả các trang trình bày đều có cùng một định dạng
Sử dụng dấu đầu dòng trên mọi trang trình bày
Sử dụng một màu nền duy nhất
Mỗi trang trình bày cần có tiêu đề
Dấu vết 1-3 người theo dõi lốp do lặp đi lặp lại nhiều lần. Nếu có thể, hãy cố gắng tạo ra các màu nền khác nhau để sử dụng trong cuộc trò chuyện; nếu bạn không có nhiều màu nền, chỉ cần sử dụng một màu nền rất đơn giản.

Tiêu đề trên mỗi slide giống với biển báo. Bảng chỉ dẫn dẫn dắt câu chuyện một cách hợp lý và vui nhộn. Vì vậy, tác giả cần nghĩ cách đặt tên cho mỗi slide sao cho đơn giản và đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu chuyện. Dưới đây là một số hướng dẫn về cách viết trình chiếu.

2. Mỗi trang chiếu chỉ nên hiển thị một ý tưởng

Vấn đề là: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét nhiều ý tưởng vào một slide. Do đó, bất kỳ gạch đầu dòng, dữ liệu hoặc sơ đồ nào trong các slide chỉ nên được sử dụng để hỗ trợ ý chính.

Hướng dẫn làm PowerPoint đẹp và chuyên nghiệp

Ý tưởng của bài trình chiếu có thể được thể hiện thông qua tiêu đề của bài trình chiếu. Nếu tiêu đề trang trình bày không truyền tải nhanh ý tưởng, người nói sẽ phải dành thời gian giải thích, có khả năng làm loãng hoặc khiến khán giả mất tập trung vào vấn đề.

3. Các trang trình bày được hiển thị theo công thức n x n
Các trang trình bày nhiều văn bản có thể khiến người xem khó hiểu và thiếu ý tưởng. Mỗi trang chiếu, nếu chỉ có văn bản, phải tuân theo công thức “n x n”. Công thức này có nghĩa là nếu bạn quyết định có 5 dòng văn bản trên mỗi trang chiếu, thì mỗi dòng chỉ nên có 5 từ. Trang trình bày không được vượt quá 6 dòng văn bản (n <7).

4. Viết các slide theo công thức điện tín

Giữa đọc và nghe, cái nào dễ hiểu hơn cho người nghe?

Câu trả lời là đọc, vì đọc ít cần nỗ lực hơn nghe. Nếu người nói viết một slide với quá nhiều từ, khán giả sẽ đọc nó chứ không phải lắng nghe. Nhưng người nói cần khán giả nghe chứ không phải đọc (vì họ có thể đọc các bài báo hoặc báo cáo khoa học chi tiết hơn). Vì vậy, việc sản xuất các slide ngắn gọn và súc tích sẽ giúp khán giả dành ít thời gian hơn để đọc và nhiều thời gian hơn để nghe diễn giả.

Cách tốt nhất để viết bài trình chiếu là viết một bức điện tín. Nó ngắn gọn, giống như tiêu đề của một phóng viên. Nói cách khác, đó là một kiểu viết không theo ngữ pháp tiếng Anh và không yêu cầu câu hoàn chỉnh. Cụ thể, hãy tránh các mạo từ (the, a / an) và cố gắng viết ngắn gọn, lược bỏ những từ không cần thiết.

Ngoài ra, hãy cố gắng chọn những từ ngắn nhất, câu ngắn nhất (nếu có thể).

5. Sử dụng gạch đầu dòng
Dấu đầu dòng thường được sử dụng trong bản trình bày PowerPoint, nhưng bạn nên cân nhắc không sử dụng quá nhiều dấu đầu dòng trong bản trình bày của mình. Quy tắc cơ bản là không lặp lại các từ trong gạch đầu dòng. Ví dụ, thay vì viết
Ưu điểm của việc sử dụng hệ thống này là
Nó sẽ cho phép các nhà nghiên cứu giới hạn thời gian cần thiết trong phòng thí nghiệm
Nó sẽ giúp các nhà nghiên cứu tìm thấy dữ liệu họ cần
Nó sẽ cho phép các nhà nghiên cứu đưa ra kết quả chính xác hơn
Nó nên được viết ngắn gọn hơn như sau:
Lợi ích cho nhà nghiên cứu:
Giới hạn thời gian phòng thí nghiệm
Tìm dữ liệu có liên quan
tạo ra kết quả chính xác hơn
Đơn giản hơn và chuyên nghiệp hơn:
Hệ thống cho phép các nhà nghiên cứu
Giới hạn thời gian thử nghiệm
Tìm dữ liệu có liên quan
6. Sử dụng sơ đồ và hình ảnh
Có một câu nói cổ rằng “một bức tranh có giá trị bằng ngàn lời nói”, điều này cho thấy tầm quan trọng của sơ đồ. Trên thực tế, chúng ta thường nhớ sơ đồ hơn là các bảng số liệu chi tiết. Biểu đồ khiến chúng ta dễ cảm nhận và ấn tượng hơn là những con số. Sơ đồ rất hiệu quả và thường được trích dẫn trong các hội thảo khoa học. Vì vậy, cần phải dành thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.
7. Phông chữ và kích thước
Có hai loại phông chữ lớn: sans-serif và sans-serif. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Họ phông chữ Serif bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lý đã chỉ ra rằng phông chữ sans-serif nhìn chung dễ đọc hơn. Người đọc dành ít thời gian hơn với các phông chữ như Arial so với Times hoặc Times New Roman. Đó là lý do tại sao những “gã khổng lồ” Internet như Google, Yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v. Cả hai đều sử dụng Arial hoặc tương tự.

Về cỡ chữ (size), hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng cỡ chữ 18 trở lên. Sử dụng phông chữ nhỏ hơn 18 người xem sẽ khó đọc, đặc biệt là trong các khán phòng lớn. Kích thước phông chữ của phần tiêu đề phải từ 40 đến 50. Tuy nhiên, khi phải cung cấp tài liệu tham khảo, kích thước phông chữ khoảng 12-14 là chấp nhận được.

Không bao giờ sử dụng các chữ cái viết hoa, chẳng hạn như ĐÂY LÀ MỘT BÀI KIỂM TRA. Chữ in hoa được hiểu là la mắng, bất lịch sự. Ngoài ra, các chữ cái viết hoa rất khó đọc và dễ theo dõi. Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hoặc in đậm, nhưng đừng lạm dụng những cách viết này. Chỉ sử dụng dấu gạch dưới khi bạn cần nhấn mạnh điều gì đó quan trọng; nếu không, bạn nên tránh nó.

8. Màu sắc

Chọn màu cho văn bản cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và cam là những màu “năng lượng cao”, nhưng khó tập trung. Xanh lá cây, xanh nước biển và nâu là những gam màu “ngọt ngào” nhưng khó nhận ra. Đối với những người mù màu, màu đỏ và xanh lá cây có thể khó nhìn thấy.

Việc lựa chọn màu sắc phụ thuộc vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt giữa màu chữ và màu nền. Tóm lại, kinh nghiệm cho thấy:

Nếu hội trường nhỏ hoặc giảng dạy (bài giảng): chọn chữ tối trên nền sáng. Ví dụ: văn bản màu đen hoặc xanh lam đậm và nền trắng;

Nếu sảnh lớn: chọn văn bản sáng trên nền tối, ví dụ: văn bản trắng / vàng trên nền xanh đậm.

Tránh các trang trình bày có văn bản màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hoặc văn bản màu đỏ trên nền xanh lục), vì nhiều người mù màu với sự kết hợp này. Nói chung, tránh chọn màu nền đỏ, vì đây là màu “năng lượng cao” có xu hướng làm mỏi mắt và khó theo kịp.