Thiết kế profile hay thiết kế hồ sơ năng lực là một thứ rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Profile thể hiện được một cách khái quát và đầy đủ về thông tin hay các sản phẩm dịch vụ của công ty. Thông qua đó có thể khiến khách hàng hiểu rõ thêm về doanh nghiệp. Giúp tạo dựng được thương hiệu và tăng giá trị lên cao.
Profile hay hồ sơ năng lực là gì?
Profile hay hồ sơ năng lực là một quyên thông tin giới thiệu về công ty liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm và tình hình hoạt động hiện tại. Mục đích chủ yếu của profile là trở thành công cụ bán hàng, tham gia các dự án nhất là các dự án lớn thì profile rất cần thiết. Ngoài ra nó có thể giúp tìm kiếm và hướng tới các khách hàng tiềm năng và cổ đông của công ty ở hiện tại và tương lai.
Khi thiết kế profile công ty hay hồ sơ năng lực phải đảm bao cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về công ty đó. Một số thông tin chi tiết về doanh nghiệp cần phải có trong profile gồm: tình trạng hoạt động trong năm, các báo cáo tài chính, chỉ số phát triển,… Tùy vào tình hình thực tế và thông tin về doanh nghiệp đó mà quyết định độ dài của trang khi thiết kế. Với một quyển profile có thể lên đến hàng trăm trang, do đó cần phải đòi hỏi người thiết kếprofile phải làm sao cho thu hút được khách hàng đọc và tìm hiểu nó.
Đối với một doanh nghiệp vừa thành lập trên thị trường, việc tạo cho mình một hồ sơ năng lực sẽ làm tăng thêm sức cạnh tranh so với các đối thủ. Hơn thế, đây cũng là phương thức PR, quảng bá thương hiệu của mình một cách rộng rãi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, các cổ đông lớn về công ty.
Một quyển profile hay hồ sơ năng lực ngoại trừ cung cấp các thông tin về công ty mà còn là hình ảnh về thương hiệu chuyên nghiệp. Một profile chất lượng sẽ mang đến hình ảnh đẹp của công ty đên với khách hàng, đối tác thương hiệu. Đồng thời, nó sẽ mang đến giá trị to lớn về lợi ích trong các mối quan hệ hợp tác kinh doanh đầu tư sau này. Vậy nên hồ sơ năng lực phải hết sức chú ý và cẩn trọng trong.
Nhiệm vụ chính của hồ sơ năng lực công ty
Chức năng bên ngoài
Ngoài việc cung cấp thông tin về doanh nghiệp thì profile còn có chức năng như một công cụ để thực hiện các chiến dịch marketing. Tất cả những sản phẩm, dịch vụ sẽ được cung cấp trong profile nhằm giới thiệu cho khách hàng biết đến. Các sản phẩm dịch vụ của công ty sẽ được giới thiệu cho khách hàng thông quá người bán nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Khi đã có được khách hàng tiềm năng về cho mình thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn, bạn chỉ việc chăm sóc khách hàng và thu hút họ bằng các chương trình khuyến mãi, giảm giá đặc biệt.
Chức năng bên trong
Profile cũng đóng vai trò chức năng như một tài liệu, hồ sơ của công ty về các sản phẩm, dịch vụ và tin tin liên quan. Tại đây có thể thấy được thì trạng hoạt động, thành tích công ty đạt được trong suốt thời kỳ. Đồng thời, có thể dựa vào đó và xem xét tình trạng hoạt động và từ đó có thể định hướng được chiến lược, tầm nhìn trong tương lai.
Tại sao phải thiết kế profile doanh nghiệp ?
Hồ sơ năng lực là một trợ thủ đắc lực trong việc doanh nghiệp tiếp cận được khách hàng tiềm năng trong tương ty. Khách hàng có thể tìm hiểu về một doanh nghiệp và quyết định có nên mua hàng của họ không điều sẽ dựa hoàn toàn vào profile mà quyết định. Những thiết kế profile đẹp, bắt mắt sẽ gây được ấn tượng tốt đối với khách hàng và khiến họ dễ dàng đi đến quyết định mua, đây cũng là cách marketing hiệu quả.
Profile được xem là một bộ mặt cho thương hiệu nêu lên tất cả giá trị và sứ mệnh của công ty. do vậy, cần thiết kế profile một cách hoàn chỉnh về mặt cấu trúc và xây dựng một hệ thống có trình tự rõ ràng để người đọc có thể tiếp cận được thông tin một cách chi tiết và cụ thể như: tên, địa chỉ công ty, số điện thoại, văn phòng và đội ngũ quản trị,.. Tuy nhiên, đây sẽ là một điều khá khó khăn vì vừa phải biết cách sắp xếp thông tin sao cho phù hợp và đầy đủ vừa phải nhạy bén về bố cục và hình ảnh.
Hồ sơ năng lực cũng được xem như bài thuyết trình bao gồm đầy đủ tất cả các thông tin, hình ảnh, nôi dung và sự đẹp mắt. Tuy nhiên, nếu đem nó vào các mối quan hệ hợp tác kinh tế, trao đổi sản phẩm dịch vụ thì đây sẽ là bước tiến là gia tăng giá trị và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đây là cầu nối hợp tác cùng phát triển của doanh nghiệp. Thiết kế profile sẽ quyết định sự thành công hay thất bại trong quá trình kêu gọi đầu tư, góp vốn cổ đông, hợp tác kinh tế. Các doanh nghiệp chủ đầu tư sẽ dựa vào đó mà quyết định xem có nên hợp tác không và sẽ nhận được gì nếu chịu mạo hiểm đầu tư vào.
Sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các sản phẩm, chất lượng dịch vụ công ty, quảng bá được sản phẩm đi xa hơn.
Hướng dẫn Thiết Kế Profile
Thấu hiểu mục đích thiết kế trước khi bắt đầu
Cần biết được mục đích của mình thì thiết kế profile là để làm gì? Thiết kế cho ai, doanh nghiệp đó làm về lĩnh vực gì? Nên thể hiện những gì trong hồ sơ năng lực? Việc xác định các yếu tố này sẽ giúp bạn có được mục tiêu và định hướng giúp cho bạn không đi lạc đường trong quá trình thiết kếprofile
Giới hạn số font chữ
Khi tạo profile cá nhân online không nên sử dụng quá nhiều phông font chữ trong một bài thiết kế. Việc sử dụng nhiều font chữ trong bài sẽ gây cảm giác rối mắc và không có sự thống nhất. Hơn nữa, việc sử dụng và thay đổi font chữ một cách tùy tiện, không đúng với ngữ cảnh không được đánh giá cao. Vì vậy, khi thiết kế profile công ty chỉ nên sử dụng tối đa 3 font cho: tiêu đề, tiêu đề phụ và phần nội dung. Tuy nhiên điều cần thiết là phải lựa chọn font chữ phù hợp với ngữ cảnh và trang trọng.
Chuẩn bị trước thông tin và nội dung
Việc sai sót trong quá trình là điều hoàn toàn không thế tránh khỏi nhưng để sửa chữa nó thì bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian và công sức, thậm chí là ảnh hưởng cho những công việc tiếp theo. Để tránh những sai lầm sau khi kiểm tra và tốn khá nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa nhiều lần.
Cần phải có kế hoạch và chuẩn bị những thông tin ngay từ ban đầu để đảm bảo rằng sự chỉnh chu về nội dung. Một quyển profile đẹp, chỉnh chu từ nội dung đến hình ảnh sẽ được khách hàng hay cổ đông đánh giá cao. Ngược lại, không thể biết trước được những gì sẽ xảy ra sau khi in ấn hàng ngàn cuốn profile mới phát hiện lỗi sai.
Tiếp cận theo hướng của người đọc
Bạn cần phải đặt mình vào vị trí của người đọc, khách hàng để có thể đưa ra những đánh giá khách quan nhất về chất lượng một sản phẩm. Hãy tiếp cận theo lối tư duy và suy nghĩ của khách hàng. Tránh sử dụng từ ngữ chuyên môn gây khó hiểu hay sử dụng mẫu thiết kế quá phức tạp. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình tiếp cận thông tin của khách hàng.
Sử dụng bút và giấy trước
Trước khi bắt tay vào thiết kếprofile bạn nên tạo cho mình một bản demo để phát thảo được nội dung, ý tưởng của mình về một profile. Hoặc bạn có thể viết ra giấy về cách trình bày, bố cụ cụ thể để xem có phù hợp hay không. Sau khi đã lên được bản thảo ý tưởng trên sẽ bắt tay vào khẩu thiết kế. Trong quá trình thiết kếprofile cá nhân ngoài nội dung và ý tưởng đã lên sẵn thì có thể đưa thêm ý tưởng mới lạ và độc đáo vào.
Tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt
Để tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng thì bạn cần phải có một bộ profile đẹp. Một bộ profile đẹp sẽ đảm bảo các tiêu chí chất lượng về nội dung, hình ảnh, màu sắc,… hơn hết, nội dung thông tin trên phải thật đầy đủ và chuẩn xác.
Sử dụng hình ảnh chất lượng cao
Phần hình góp phần cực kỳ quan trọng trong một profile. Hình ảnh không chỉ cần phải được đảm bảo về ý nghĩa, độ sắc nét, chất lượng cao. Một hình ảnh có đủ các tiêu chí về chất lượng sẽ được đánh giá giá cao trong mắt người đó.
Cách tạo Profile công ty hiệu quả
Tùy vào loại hình công ty và quy mô hiện hành để xác định dung lượng của một profile sao cho phù hợp. Một quyển profile thông thường sẽ giao động từ 20- 200 trang, tuy nhiên sẽ tùy vào mật độ từ và cách phân bổ bố cục sao cho hợp lý. Bạn cần phải đảm một số yêu cầu sao:
Trang 1: Bạn bắt buộc phải đưa logo công ty + Tên
Việc đưa tên và logo công ty sẽ tạo ra hình ảnh thương hiệu và phân biệt bạn với đối thủ cạnh tranh.
Để góp phần tạo nên sự hoàn mỹ, sang trọng profile thường in với chất liệu Couché, offset 4 màu. Đồng thời, nên chú ý đến chủ đề và phong cách của từng profile mà quyết định.
Trang 2+3: Slogan + Bảng phụ lục Lịch sử phát triển công ty
- Slogan: Đây là một câu nói thể hiện được ý nghĩa châm ngôn hay một câu chuyện mà doanh nghiệp muốn gửi tới khách hàng. Một slogan không chỉ đảm bảo về ý nghĩa mà còn phải ngắn gọn và ấn tượng. Thông qua đó, thể hiện được tinh thần và định hướng phát triển của công ty.
- Phụ lục: Là phần nội dung bên trong profile. Phần này sẽ tóm tắt những ý chính giúp khách hàng dễ tìm kiếm.
- Lịch sử phát triển: Là quá trình hình thành và phát triển công ty qua các giai đoạn. Đánh dấu những cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển công ty. Hoặc nếu là một công ty mới có thể đưa lên câu chuyển khởi nghiệp của mình.
Trang 4: Giới thiệu khái quát công ty
- Hình ảnh: Cũng tương tự như khi thiết kế brochure cần đưa một vài hình ảnh về công ty như: Ảnh các thành viên, hội đồng công ty, nơi hội họp, sản xuất sản phẩm,… Cần đưa lên những hình ảnh chất lượng và thể hiện được ý nghĩa.
- Tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa công ty, sản phẩm- dịch vụ: Mỗi công ty điều có tầm nhìn và sứ mệnh riêng biệt thể hiện hành động và trách nhiệm của mình đến với khách hàng. Vì vậy, hãy thêm các ý này vào để muốn tạo ra được sự tin tưởng.
Trang 5+6: Cơ cấu tổ chức công ty
- Ban lãnh đạo: Nêu ra tên các ban lãnh đạo chủ chốt và các chức vụ, nhiệm vụ cụ thể của họ.
- Các phòng bạn của công ty: Nêu từng tên các phòng bạn và nêu các nhiệm vụ, chức năng chính của mỗi phòng.
- Sơ đồ tổ chức của công ty: Sơ đồ tổ chức cần sắp xếp theo thứ tự từ cao tới thấp từng bộ phận trong công ty.
Trang 7+8: Lĩnh vực hoạt động, sản xuất sản phẩm- dịch vụ công ty
- Giới thiệu một cách sơ lược về các lĩnh vực công ty đang hoạt động một cách ngắn gọn, súc tích thêm vào đó là một số hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ đó.
- Một số điểm làm nên sự nổi bật trong sản phẩm cũng như tính vượt trội của nó mà không có bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào có được.
Trang 9+10: Thành tích, dự án nổi bật
- Những thành tích đạt được: Các thành tích và huy chương đã đạt được trong quá trình phát triển. Nêu là cụ thể những thành tích đó là gì? Khi nào? thêm một số hình ảnh về huy chương.
- Dự án đã thực hiện: Các dự án cũng góp phần quan trọng thể hiện được thực lực của công ty. Nêu ra một số dự án tiêu biểu và kết quả đạt được.
- Với các công ty lâu năm, những dự án có thể đưa vào dự án lớn và lập một danh sách các dự án đã thực hiện.
Các trang khác: Thường nêu lên các hoạt động trogn công ty hay các hoạt động cộng đồng, xã hội: từ thiện, hiến máu, thu gom rác thải, bảo vệ môi trường,…
Qua những công việc này nêu lên được tinh thần và sự tốt đẹp lành mạnh trong công ty. Đây sẽ là một điểm cộng và hỗ trợ đắt lực trong sự phát triển công ty.
Trang cuối: Logo công ty+ Thông tin liên hệ+ các chi nhánh+ Văn phòng đại diện
Trên đây phần giới thiệu sơ lược về một profile. Tùy vào từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh để thực hiện một cách linh hoạt. Tránh tình trạng thiết kế theo kiểu rạp khuôn và không có sự sáng tạo, khác biệt ở các profile khác nhau.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hay muốn làm profile cho công ty của mình cần đảm bảo những điều trên. Hoặc nên bạn muốn một sự an toàn có thể tìm kiếm và thuê một dịch vụ thiết kế profile công ty phù hợp.
Toàn bộ những kiến thức trên sẽ giúp phần nào làm bạn hiểu nhiều hơn về một profile và các làm một profile chuyên nghiệp là như thế nào. Hoặc có thể tham khảo công ty thiết kế profile chuyên nghiệp để có được một hồ sơ năng lực công ty thật hoàn hảo. Nếu bạn muốn tham khảo thêm nhiều mẫu thiết kế profile hay tải mẫu profile cá nhân thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm thiết kế profile phổ biến là gì?
Bạn có thể tự thiết kế profile công ty bằng phần mềm Canva, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator,…